Auch nach den Bestimmungen des neuen Reisekostenrechts sind für berufliche Auswärtstätigkeiten zeitlich gestaffelte Verpflegungspauschalen anzuwenden. Hier gibt es ab 2014 nicht nur Vereinfachungen auf Arbeitgeberseite, sondern für viele Arbeitnehmer auch höhere Pauschalen.
Steuerlich dürfen Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten auch weiterhin nur in Form von Pauschbeträgen berücksichtigt werden. Die bisherige Regelung wird vereinfacht, indem auf einen Teil der Mindestabwesenheitszeiten verzichtet wird und die dreifstufige durch eine zweistufige Staffelung der Pauschalbeträge ersetzt wird.
Ab 2014 gelten für berufliche Auswärtstätigkeiten folgende Mindestabwesenheitszeiten und Verpflegungspauschbeträge:
| Abwesenheitsdauer(bestimmt sich grundsätzlich nach der Abwesenheit am einzelnen Kalendertag) | 2014(Pauschbetrag je Kalendertag) |
| bis 8 Stunden | 0 EUR |
| mehr als 8 Stunden | 12 EUR |
| mindestens 24 Stunden | 24 EUR |
Die bisherige Verpflegungspauschale von 6 EUR (Abwesenheitsdauer mindestens 8 Stunden) ist aufgrund der zweistufigen Neuregelung der Mindestabwesenheitszeiten entfallen.
Die Pauschale von 12 EUR gilt auch, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Unverändert bleibt die Verpflegungspauschale von 24 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, die eine mehrtägige (mindestens dreitägige) berufliche Auswärtstätigkeit voraussetzt.
Kalendertag übergreifende Tätigkeiten
Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.
Die – in vielen Fällen – höheren Verpflegungspauschalen können vom Arbeitgeber ab 2014 steuerfrei ersetzt werden. Falls der Arbeitgeber diese Verpflegungspauschalen nicht oder nicht in vollem Umfang erstattet, kann der Arbeitnehmer den (Rest)Betrag im Rahmen seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ab 2014 – ohne jegliche Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer – eine Pauschale von jeweils 12 EUR vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
| Abwesenheitsdauer bei An- und Abreisetagen(mehrtägige Auswärtstätigkeiten) | 2014(Pauschbetrag je Kalendertag) |
| Keine Mindestabwesenheitszeiten erforderlich | 12 EUR |
Dreimonatsfrist mit neuer Unterbrechungsregelung
Wie bisher ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Unterbrechungen führen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauern. Unerheblich ist ab 2014 erstmals, aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte).
Lohnsteuerpauschalierung bei höheren Spesenzahlungen
Die Lohnsteuer kann weiterhin mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn der Arbeitgeber höhere Spesen zahlt, soweit diese die Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen.
Neue Auslandsreisepauschalen 2014
Für Tätigkeiten im Ausland gibt es zukünftig ebenfalls nur noch zwei Pauschalen (in Höhe von 120 % und 80 % der jeweiligen Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz – BRKG -) unter den gleichen Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen. Noch vor Jahresbeginn ist mit neuen Auslandsreisekostentabellen 2014 zu rechnen.
Kürzung bei Mahlzeitengewährung auf Dienstreisen
Wie vorstehend beschrieben sind die Spesen nach vorstehenden Grundsätzen im nächsten Jahr oftmals höher als bisher. Bekommt ein Arbeitnehmer unterwegs Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, werden die Verpflegungspauschalen teilweise erheblich gekürzt. Mehr dazu im nächsten Teil dieser Serie.
(Vgl. BMF, Schreiben vom 30. September 2013, IV C 5 – S 2353/13/10004)