Kassenbuch und Kassenanforderung ab 2017

Kassenbuchhaltung

Neue, verschärfte Anforderungen bei der Führung des Kassenbuch und der Kassenführung

Wer jetzt nicht handelt, hat das Nachsehen. Dieses kann existenzbedrohend sein!

Unternehmer, die überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, rücken noch weiter in den Fokus der Finanzbehörden und müssen ab 2017 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen. Grund dafür sind die strengere Definition der elektronischen Kassenführung aus dem Jahre 2010 sowie die in 2014 aktualisierten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD). Bislang gab es einen Aufschub für die Umsetzung in der Praxis, doch nun endet die Übergangsfrist. Ab Januar 2017 sind die Regeln zwingend anzuwenden. Wer dann dagegen verstößt, zieht bei Betriebsprüfungen den Kürzeren. Und das kann teuer werden.

Wenn Sie ein bargeldintensives Unternehmen betreiben und Betriebsprüfungen künftig ruhig entgegen sehen möchten, sollten Sie Ihre Prozesse rund um die Aufzeichnung Ihrer Bargeschäfte bzw. Kassenbuchführung jetzt genau unter die Lupe nehmen. Nur so können Sie noch rechtzeitig gegensteuern.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung handelt es sich um ein bargeldintensives Unternehmen, wenn mehr als 10 Prozent aller Erlöse in bar vereinnahmt werden. Die neuen Regeln zur GoBD gelten sowohl für moderne elektronische bzw. PC-Kassensysteme als auch für die althergebrachte „offene Ladenkasse“. Daher sollten alle Unternehmen einen Kassencheck vornehmen.

 

Auch wenn in Deutschland keine Pflicht für Registrierkassen besteht, nutzen die meisten Unternehmen, die Bargeld einnehmen, Registrier- oder PC-Kassen. Aufgrund der bislang leichten Manipulationsmöglichkeiten sind Anforderungen an die elektronische Kassenbuchführung besonders hoch. Mit Schreiben vom 26. November 2010 hatte das Bundesfinanzministerium die Regeln Bargeschäften verschärft. Die Kassenbuchführung steht seitdem verstärkt im Fokus von Betriebsprüfungen. Im Falle der Löschung aufbewahrungspflichtiger Daten oder bei fehlender Aufbewahrung ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung nicht gegeben. Neben einem Bußgeld erfolgt in diesem Fall für die Grundlage der Besteuerung eine Schätzung vom Finanzamt, die oftmals sehr hoch ausfallen und ggf. die Existenz eines Unternehmens bedrohen können.

 Anforderungen an Bargeschäfte/Registrierkassen seit 26.10.2010

Die wesentlichen Anforderungen des BMF-Schreibens aus 2010 sehen vor, dass:
– alle Kassenumsätze als Einzelumsätze digital aufzeichnet werden
– alle Kassenumsätze für mind. zehn Jahre unveränderbar digital gespeichert werden
– alle Kassenumsätze digital prüfbar (digital auslesbar) gemacht werden

Seit dem 26.11.2010 besteht bereits eine eindeutige Nachrüstpflicht der Registrierkassen, um diesen Anforderungen zu entsprechen! Daraus folgt: Ist eine Erweiterung und Aufrüstung der eingesetzten Kasse technisch möglich, dann besteht sofortige Nachrüstpflicht. Bei unterlassener möglicher Nachrüstung ist keine ordnungsgemäße Buchführung gegeben und das Finanzamt ist berechtigt zu schätzen! Lassen Sie die technischen Möglichkeiten Ihrer Registrierkasse durch Ihren Kassendienstleister überprüfen und das Ergebnis schriftlich bestätigen!
Sofern die Registrierkassen den Anforderungen aus 2010 nicht entsprechen und die Kasse technisch nicht nachrüstbar ist, besteht eine Übergangsfrist bis Ende 2016.  Ab 1. Januar 2017 an dürfen nur noch solche Kassen eingesetzt werden, die den obigen Anforderungen  aus dem BMF-Schreiben aus 2010 entsprechen.
Weitere Informationen finden Sie hier: Registrierkassenpflicht?

Zitat Bundesfinanzministerium

„Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht sieht der Gesetzentwurf nicht vor. Sie wäre aus Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten unverhältnismäßig. Dies gilt insbesondere bei Wochenmärkten, Gemeinde-, Vereinsfesten oder Hofläden und Straßenverkäufern sowie Personen, die ihre Dienstleistungen nicht an festen Orten gebieten. Ausnahmen wären zudem nicht rechtssicher abgrenzbar. Die Kontrolle einer verpflichtenden Nutzung von Registrierkassen wäre zudem mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. „

 

Zusammenfassung:

Verwirft der Betriebsprüfer das Kassenbuch als nicht ordnungsgemäß, ist der Unternehmer schon in Teufels Küche: Das Finanzamt wird sicher nicht zu seinen Gunsten schätzen. Und spätestens, wenn eine fehlerhafte Kassenführung den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung (und des Vertrauens des Fiskus) zur Folge hat und die Buchführung damit keine Beweiskraft mehr entfaltet, wünscht sich der Unternehmer, sich früher mit diesem leidigen Thema beschäftigt zu haben.

Weitere wichtige Informationsquellen:

Offizielles Schreiben des Bundesfinanzministeriums: Anforderungen an die Kassenbuchhaltung und Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchhaltung

 

Nachfolgend noch einmal die Anforderungen und Grundsätze an ein Kassenbuch

Allgemeine Anforderungen an das Kassenbuch

Die Kassenführung  Unternehmers muss den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung genügen. Allgemeine Aufzeichnungspflichten erfordern unter anderem, dass

alle Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgt werden können (§145 Abs. 1 AO),
grundsätzlich jede Betriebseinnahme, Betriebsausgabe, Einlage und Entnahme einzeln aufgezeichnet werden muss und
sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden (§146 Abs. 1 S. 1 AO).

Im Einzelnen bedeutet das:

Der Kassenbucheintrag muss Angaben zu Datum, Belegnummer, Betrag und Leistungsbeschreibung einer Bargeldbewegung liefern. Der Grundsatz lautet: „Keine Buchung ohne Beleg!”, was nichts anderes bedeutet, als dass zu jedem Eintrag im Kassenbuch entweder ein Fremdbeleg (z.B. Rechnungen eines anderen Unternehmers) oder ein selbst erstellter Eigenbeleg (z.B. für Entnahmen und Einlagen, Trinkgelder, auswärtige Telefonspesen oder Schmiergelder) vorliegen muss.

Der Unternehmer hat Eintragungen im Kassenbuch am gleichen Tag, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Denn egal, für welches Kassensystem er sich entscheidet, ein sachverständiger Dritter muss zu jeder Zeit einen Abgleich des Sollbestands laut Kassenbuch mit dem Istbestand der Kasse vornehmen können. Man spricht auch von der jederzeitigen Kassesturzfähigkeit.

Im Kassenbuch sollen die Bruttobeträge – centgenau und in Euro – erfasst werden. Sämtliche Eintragungen sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Der Kassenbestand soll zumindest am Ende eine Kassenbuchseite bzw. zum Ende des Abrechnungszeitraums (z.B. Monat) ermittelt werden.

Leerzeilen sind im Kassenbuch nicht gestattet. Gegebenenfalls sind übrige Zeilen am Ende der Seite mit einer „Buchhalternase” durchzustreichen. Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift getätigt werden. Korrekturen im Kassenbuch sind abzuzeichnen. Dabei müssen alter und neuer Eintrag lesblar bleiben. Wird eine Seite des Kassenbuchs wegen Unübersichtlichkeit neu geschrieben, so muss auch die fehlerhafte ursprüngliche Kassenbuchseite archiviert

Hat der Unternehmer eine Geldbewegung irrtümlicherweise nicht im Kassenbuch vermerkt, so ist diese im Zeitpunkt des Erkennens nachzutragen. Die nachträgliche Erfassung zwischen zwei Zeilen ist nicht zulässig.

Es muss gewährleistet sein, dass die Kassenbücher und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen (z.B. Fremd- und Eigenbelege, Tagesendsummenbons der elektronischen Registrierkasse, Speisekarten, Preislisten) während der Aubewahrungsfrist von 10 Jahren verfügbar sind und jederzeit kurzfristig lesbar gemacht werden können.

Bei Bareinnahmen über 10.000 Euro sind außerdem die Aufzeichnungspflichten des Geldwäschegesetzes zu beachten. Hier muss die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden.

Fehlerquellen im Kassenbuch

Sachliche oder formelle Fehler der Kassenführung eröffnen dem Finanzamt die Befugnis, Einnahmen oder Ausgaben zu schätzen. Beanstandet der Betriebsprüfer Mängel in der Kassenführung, so wird die Ordnungsmäßigkeit der Kasse nicht verworfen, solange das Ausmaß der Mängel gering bleibt. Dabei ist nicht die formelle Bedeutung des Mangels entscheidend, sondern sein materielles (sachliches) Gewicht. Zu den typischen sachlichen und formellen Fehlern der Kassenbuchführung gehören z.B., dass

Kassenbewegungen gar nicht, falsch oder doppelt erfasst werden,
Belege nicht vollständig aufbewahrt werden,
Kassenbucheintragungen ohne Beleg vorgenommen werden,
keine Eigenbelege für Privatentnahmen erstellt werden,
keine zeitnahe Erfassung der Bewegungen im Kassenbuch erfolgt,
die jederzeitige Kassensturzfähigkeit nicht gewährleistet ist,
bei Korrekturen der ursprüngliche Eintrag nicht mehr lesbar ist (aber: ein Kassenbuch ganz ohne Korrekturen wirkt eher verdächtig),
bei Einsatz von elektronischen Registrierkassen das Journal täglich gelöscht wird und Tagesendsummenbons nebst fortlaufender Nummerierung des Z-Zählers nicht aufbewahrt werden,
nicht sämtliches Hartgeld gezählt wird,
unglaubwürdig hohe Kassenbestände über einen längeren Zeitraum bestehen,
immer gerade bzw. runde Kassenbestände bestehen,
ein negativer Kassenbestand besteht (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!),
nicht zertifizierte Kassensoftware eingesetzt wird, die z.B. die nachträgliche Manipulation gebuchter Daten erlaubt,
Datenbestände z.B. auch nach einem Wechsel der Kassenbuch-Software, nicht mehr lesbar gemacht werden können,
notwendige Unterlagen nicht oder nicht lange genug aufbewahrt werden.

Sanktionen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Wird die Kasse als nicht ordnungsgemäß verworfen, ist das Finanzamt zu Schätzungen berechtigt, weil es die Besteuerungsgrundlagen aufgrund der vorgelegten Kassenbuchhaltung nicht ermitteln kann. Bestehen z.B. Kassenfehlbeträge (was ja tatsächlich nicht sein kann), sind sie ein Indiz dafür, dass Bareinnahmen nicht erfasst und/oder Barausgaben zu hoch erfasst wurden. In der Regel wird der Fiskus Bareinnahmen hinzu schätzen. Besteht der Verdacht, dass Betriebs- und Privatsphäre des Unternehmers nicht vollständig getrennt wurden, können auch Betriebsausgaben im Schätzwege reduziert werden.

Tätigt der Unternehmer überwiegend Bargeldgeschäfte und kommt der gewissenhaften Kassenführung damit eine hohe Bedeutung zu, ist es denkbar, dass eine nicht ordnungsgemäße Kasse die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchhaltung infiziert. Dies kann nicht nur existenzgefährdend sein, sondern auch ein Steuerstrafverfahren gegen die verantwortlichen Inhaber oder Geschäftsführer nach sich ziehen.

 

 

2016-09-23T08:47:23+00:00